Многие мастера годами ведут запись в бумажном ежедневнике, и это нормально. Пока клиентов немного и работаете вы один, тетрадь справляется. Проблемы начинаются постепенно: клиентов становится больше, появляется второй мастер, а ежедневник однажды остаётся дома.
Единственно правильного способа нет. Есть способ, который подходит вашему объёму работы сейчас. В этой статье сравним четыре варианта, разберём признаки, что пора что-то менять, и дадим план перехода, при котором не потеряется ни одна запись.
Способ 1. Бумажная тетрадь или ежедневник
Классика, с которой начинают почти все.
Плюсы:
- ничего не нужно настраивать;
- не зависит от интернета и заряда телефона;
- привычно и наглядно.
Минусы:
- существует в одном экземпляре: забыли или потеряли, и записей нет;
- клиент не может записаться сам, только через вас;
- исправления и переносы превращают страницу в кашу;
- не видно истории клиента: когда был, что делали, сколько потратил;
- нет напоминаний, всё держится на вашей памяти.
Способ 2. Таблица на компьютере или в телефоне
Следующий шаг для тех, кто любит порядок. Таблицу можно открыть с разных устройств и дать доступ администратору.
Плюсы:
- бесплатно и гибко;
- можно посчитать выручку и посещения формулами;
- доступ с нескольких устройств.
Минусы:
- двойную запись легко сделать по невнимательности;
- клиент всё равно записывается только через вас;
- формулы ломаются, когда таблицу правят несколько человек;
- напоминания клиентам придётся отправлять вручную.
Способ 3. Переписка в мессенджере и календарь в телефоне
Очень частая связка: клиенты пишут в личные сообщения, а мастер вносит запись в календарь телефона.
Плюсы:
- клиенту удобно, он и так в мессенджере;
- календарь сам напоминает вам о записи.
Минусы:
- на переписку о свободных окнах уходит масса времени, часто вечером и в выходные;
- сообщения теряются в ленте;
- клиенту никто не напоминает о визите;
- если мастер уходит, клиентская база уходит вместе с его телефоном.
Способ 4. Сервис онлайн-записи
Расписание, клиенты и напоминания в одном месте, а клиент записывается сам в свободное окно.
Плюсы:
- клиент записывается в любое время без вашего участия;
- свободные окна считаются из графика, двойной записи не бывает;
- напоминания клиентам уходят автоматически;
- у каждого клиента есть карточка с историей визитов;
- видно статистику: выручку, средний чек, неявки.
Минусы:
- нужно один раз потратить время на настройку;
- команде нужно привыкнуть вносить всё в систему;
- обычно это платно. В PulsoTime для мастера, который работает один, есть бесплатный тариф до 118 часов записей в месяц.
Сравнение в одной таблице
| Тетрадь | Таблица | Мессенджер и календарь | Сервис записи | |
|---|---|---|---|---|
| Клиент записывается сам | Нет | Нет | Нет | Да |
| Защита от двойной записи | Нет | Нет | Нет | Да |
| Напоминания клиенту | Нет | Вручную | Вручную | Автоматически |
| История клиента | Нет | Частично | Нет | Да |
| Работа нескольких мастеров | Сложно | Неудобно | Сложно | Да |
| Стоимость | Цена тетради | Бесплатно | Бесплатно | Зависит от сервиса |
Признаки, что пора переходить
Если про вас верны хотя бы три пункта, текущий способ уже тормозит работу:
- вы отвечаете на сообщения о записи по вечерам и в выходные;
- хотя бы раз в месяц случается накладка или двойная запись;
- клиенты не приходят, потому что забыли;
- вы не можете быстро ответить, когда клиент был последний раз;
- в команде больше одного мастера, а журнал один;
- вы не знаете точно, сколько заработали за прошлый месяц.
Как перейти без хаоса: план на неделю
Главный страх при переходе: что-то потеряется. Поэтому переходите не за один день, а по шагам.
День 1. Услуги
Перенесите список услуг с ценами и длительностью. Длительность берите реальную, по опыту последних недель.
День 2. График
Внесите рабочие дни, часы и перерывы. Если работаете сменами, задайте цикл, например 2/2. Отметьте ближайший отпуск.
День 3. Проверка
Запишитесь сами по своей ссылке, как будто вы клиент. Проверьте, совпадают ли свободные окна с реальностью.
Дни 4–7. Параллельная работа
Самый надёжный способ ничего не потерять: старые записи доживают в тетради, все новые идут в систему. Те, кто записан на ближайшие недели, придут по старой договорённости. А новым клиентам вы уже даёте ссылку.
Чтобы окна не пересеклись, на эти дни внесите в систему уже занятое время из тетради. Через две-три недели старые записи закончатся, и тетрадь можно будет убрать.
Как сообщить клиентам
Клиенты легко принимают новый способ, если он удобнее старого. Достаточно коротко объяснить:
- «Теперь можно записаться самостоятельно, в любое время, вот ссылка»;
- «Перед визитом придёт напоминание в Telegram»;
- «Если планы поменяются, запись можно отменить прямо в мессенджере».
Первое время продолжайте отвечать и тем, кто пишет по-старому, но в конце разговора отправляйте ссылку. Через месяц большинство привыкнет.
Итог
Тетрадь и таблица хороши на старте, но плохо растут вместе с бизнесом. Переписка в мессенджере удобна клиенту, но съедает ваше время. Сервис записи берёт на себя рутину: свободные окна, напоминания, историю клиентов. Переходите постепенно, и переход пройдёт незаметно и для вас, и для клиентов.
Если вы работаете один, посмотрите кабинет для частных специалистов и тарифы.